Публикации

Приложение 4.2

Директору завода Петрову И.Г.
от Иванова К.П., начальника
отдела информации

Заявление

..........................................................

 

В Госкомитет РФ по науке
от профессора Гусева О.А.,
проживающего по адресу:...
работающего в НИИторф

Заявление

..........................................................

 

В заявлении указывается конкретная просьба и обоснование этой просьбы. Заявление подписывается заявителем с указанием даты, как правило слева под текстом, справа — подпись.

Свое отношение к содержанию письма или заявления руководитель выражает резолюцией, т.е. письменно. Если это указание для дальнейшей проработки или вопрос к исполнителю, то его целесообразно писать на специальном листке малого (не более 10×10 см) формата, а решение или указание, которое необходимо сохранить (например, решение на заявлении о приеме на работу), надо писать непосредственно на заявлении, служебной записке и т.д.

Протокол — это стенографический или иной отчет о проведенном мероприятии.

Протоколом называют также документ, в котором фиксируют факт, содержание и итоги переговоров. Он содержит полное название и состав делегаций, изложение существа переговоров, позиций сторон и принятые решения. Протокол подписывают руководители делегаций.

Протокол о намерениях (иногда называют договор о намерениях) составляется в случае, когда делегации не имеют полных полномочий или предпочитают отложить заключение договора для дальнейшей проработки вопроса, но хотят подтвердить намерения сотрудничать с указанием конкретной сферы взаимодействия. Основным документом, определяющим взаимодействия сторон, является договор. Договор заключают организации, подписывают его руководители от имени этих организаций. Договор содержит все аспекты данной сферы сотрудничества и состоит из следующих разделов.

Первоначально указываются полное и сокращенное наименование организаций, заключающих договор, название должности, фамилия, имя, отчество руководителя и документ, на основании которого действует руководитель. Например: «Московское акционерное общество „Темп“- МАО „Темп“ — в лице председателя правления Круглова Петра Ивановича, действующего на основании Устава МАО „Темп“, с одной стороны, и... »

В разделе 1 определяются общие положения и предмет договора.

Раздел 2 устанавливает взаимные обязательства сторон, конкретно для каждой из них.

Раздел 3 оговаривает финансовые вопросы договора, если они не оговорены в разделе 2.

Разделом 4 определяется ответственность сторон и порядок рассмотрения споров.

Отдельный раздел отводится для особых и дополнительных условий выполнения договора и взаимодействия участников договора.

В следующих разделах указываются сроки действия договора, порядок расторжения и продления срока действия; юридические адреса и бухгалтерские реквизиты организаций, заключивших договор. Подписи руководителей скрепляются печатями организаций. Договор заключается не менее чем в двух абсолютно одинаковых экземплярах. Если договор носит международный характер и составлен на двух и более языках, необходимо примечание, что тексты абсолютно идентичны.

Договоренность сторон может быть оформлена соглашением, которое отличается от договора меньшей конкретизацией и заключается по менее значимым и долгосрочным обязательствам.

Результаты работы комиссии и подтверждение установленных фактов оформляется актом. В начале акта перечисляется состав комиссии и указывается приказ (другой документ), на основании которого эта комиссия образована, и предмет работы комиссии. Далее перечисляются установленные факты, затем выводы и отдельно предложения комиссии. Акт подписывают все члены комиссии; если кто-либо из них имеет особое мнение (т.е. отличное от указанного в акте), оно излагается после подписей в полном объеме и за подписью автора. Акт может быть оформлен на бланке с продольным штампом. В большинстве случаев акт утверждается руководителем на первом листе справа вверху.

Основными внутренними деловыми документами учреждения являются служебная (докладная) записка и приказ.

Служебная (докладная) записка — это письменная форма изложения мнения, просьбы, предложения подчиненного начальнику или нижестоящего руководителя от своего имени или имени возглавляемого им подразделения вышестоящему.

В правом верхнем углу пишется должность и фамилия адресата, далее заголовок «Служебная (докладная) записка», основной текст и подпись с указанием должности и даты.

В принятой для нашей страны практике руководитель высказывает свое мнение резолюцией, которую пишет непосредственно на служебной записке, заявлении или другом документе; эта резолюция может носить любой характер, в том числе и распоряжения. Целесообразнее (такая система также существует давно) резолюцию давать на специальном именном бланке, который прикрепляется к соответствующему документу.

Приказ — правовой акт и юридический документ, письменно (печатно) издаваемый руководителем учреждения (организации, фирмы, предприятия) на основе единоначалия и оформляющий распоряжения руководителя, кадровые вопросы и другие решения.

Приказ выпускается на специальном бланке, имеющем штамп организации, дату регистрации и порядковый номер. Первый экземпляр приказа подшивается в дело, а второй вывешивается на доске приказов. Копии приказов направляются во все подразделения или только лицам (подразделениям), в нем указанным и имеющим к нему отношение.

Приказ состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть содержит цели, задачи и причины издания приказа, факты и изложение предмета приказа.

Распорядительная часть начинается выделенным в одну строку прописными буквами словом ПРИКАЗЫВАЮ, имеет повелительную форму изложения и состоит из конкретных пунктов, содержащих намеченные действия, срок их исполнения и ответственных исполнителей. В последнем пункте определяется должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Руководитель подписывает приказ лично после согласования с соответствующими должностными лицами, визы которых располагаются ниже подписи руководителя. Указывается также рассылка, т.е. подразделения, в которые направляются копии приказа.

Кадровый приказ (приказ по личному составу) издается:

  • при приеме на работу;
  • при увольнении;
  • при переводе на другую работу;
  • при изменении должности;
  • о поощрении;
  • о наложении дисциплинарного взыскания;
  • в других случаях, касающихся кадровых вопросов.

Этот приказ может не иметь констатирующей части, но в ряде случаев, предусмотренных законодательством, должен быть согласован с профсоюзным комитетом и иметь строку: «С приказом ознакомлен________ » для подписи работника, о котором издан данный приказ. В ряде случаев, в том числе и по просьбе работников, оформляются выписки из приказа, которые заверяются канцелярией или отделом кадров учреждения.

В целом в оформлении деловой документации необходимо придерживаться общепринятых правил и утвержденных стандартов (в СССР таким был ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации»)

Похожие работы