Публикации

Основы культуры деловой переписки

Деловая переписка и деловые бумаги - неотъемлемая часть деловых отношений, которые имеют свои правила и установленные формы.

Все деловые бумаги должны быть лаконичны, конкретны, продуманны и соответствовать установленным нормам.

Стиль делового письма должен соответствовать требованиям русского языка и характеризовать смысл письма или документа.

Письмо не обладает качествами современной связи - немедленной скоростью доставки информации, но выигрывает как оформленный документ, который можно перечитать и хранить любое время, а в сочетании с новейшими средствами передачи копии (факс и т. п.) превосходит все остальные виды деловой связи.

Основные правила переписки сводятся к следующему.

Необходимо четко определить характер и назначение письма, проанализировать особенности адресата и суть переписки и на этой основе выбрать форму, содержание и стиль.

При этом надо учитывать, пишите ли Вы впервые, рассчитываете ли на ответ, должны ли дать какие-либо письменные гарантии.

Тон письма обязан быть корректным. В тексте письма не должно быть неточностей, сокращений, намеков, двусмысленности. Текст необходимо располагать аккуратно, с полями, только на одной стороне листа; бумага должна быть только белого цвета и стандартного размера.

Исправлять ошибки машинистки можно только очень аккуратно и малозаметно с помощью специальных паст.

Все подписи должны быть подлинными и от руки. Копии (в том числе и факс) не имеют юридической силы и, если это необходимо, должны быть заверены подписью от руки и печатью.

Желательно адресату направлять письмо на его родном языке или дать резюме на этом языке. Недопустимо ради амбиций направлять письмо на языке малораспространенном и, возможно, неизвестном адресату.

Если Вы должны отвечать на письмо, то неделя - это максимальный срок.

Адрес обязательно пишется на языке и по правилам страны получателя. Так, большинство стран используют следующую последовательность строк в адресе:

  • фамилия
  • учреждение (организация)
  • улица, номер дома
  • город, индекс
  • страна

Цветные, украшенные различным образом бланки и открытки используются как приглашения или для поздравления.

Вся официальная переписка ведется на бланках организации (см. приложение 4.1), имеющих угловое (слева) или продольное (сверху) расположение реквизитов, называемых "штамп". Штамп включает в себя полное и сокращенное название организации, полный почтовый и телеграфный адреса, телефон, телетайп, факс. Ниже даются две строчки для указания даты и регистрационного (исходящего) номера письма и номера и даты документа, ответом на который является данное письмо. Если бланк относится к государственному учреждению, то на бланке выше названия указывается полное наименование министерства (ведомства).

Адрес на письме указывается справа (см. приложение). Сначала с указанием должности и званий в дательном падеже пишется адресат, а под ним черта, под которой полный адрес.

Слева внизу под текстом письма, ниже подписи руководителя указывается фамилия и телефон конкретного исполнителя по тексту письма.

Современный уровень делопроизводства требует исключительно машинописного текста, от руки возможен короткий текст или приписка на поздравительном бланке.

Собственно письмо состоит из пяти частей:

  • обращение (в определенных случаях не обязательно);
  • вступительной части из одной-двух фраз, в которой адресату напоминают, о чем идет речь, или ссылаются на прежнюю переписку;
  • основной, содержательной части, в которой сообщается отношение к предмету обсуждения;
  • заключительной, в которой кратко сообщается решение или конкретное предложение;
  • подписи.

Письмо может не содержать прямого обращения, в этом случае оно подписывается без формулы вежливости - только должность и фамилия подписавшего. В других случаях используют различную степень обращения: "Господин директор", "Уважаемый господин президент", "Глубокоуважаемый Николай Иванович"; в этих случаях подпись сопровождается заключительной формулой вежливости: "С уважением...", "С пожеланиями успехов...", "Заверяем в своих усилиях по достижению общих целей" и т.д.

Текст письма необходимо уместить на одной странице. Исключение возможно лишь в крайнем случае. Все разъяснения, дополнения и справочный материал, списки и т.п. даются в качестве приложения. В этих случаях в тексте письма ниже подписи, как правило, справа дается строка: "Приложение на ... страницах".

Письмо на бланке может подписать только руководитель или его заместители. Печать не является обязательным атрибутом письма и ставится в случае, если письмо должно или может быть использовано в качестве официального документа или в нем даются конкретные гарантии. Письмо подготавливается минимум в трех экземплярах: первый - адресату, второй - в дело, третий - исполнителю.

Особой формой является гарантийное письмо. Оно направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.д. и состоит из заголовка, содержательной части, в которой указывается конкретно и точно вид операции, которую предстоит оплатить, и заканчивается фразой: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет: (указываются полные бухгалтерские реквизиты)." Это письмо обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

Письмо должно показать адресату Вашу квалификацию и грамотность, высокий уровень фирмы, в том числе и в делопроизводстве, и четко определить Вашу позицию.

В переписке могут быть использованы особые формы писем.

Благодарственное письмо посылается в случае невозможности выразить благодарность лично в краткой форме за конкретное действие.

Поздравительное письмо может быть кратким и официальным, а может быть свободным по форме и пространным по содержанию. Такое письмо, конечно, должно быть отправлено своевременно.

Соболезнование должно быть кратким, в сердечных выражениях, но без банальностей и содержать фразу утешения. Отвечать на соболезнования обязательно для фирмы, организации, частное лицо освобождено от такого ответа.

Извинения лучше принести лично, но в ряде случаев целесообразнее их сделать письменно, чем не делать вообще. Такое письмо не должно быть ни формальным, ни самоуничижительным.

Похожие работы