Публикации

7.3. Проведение собраний и выборов

Проведение различного рода собраний требует специального опыта и навыков.

Если собрание (конференция) является представительным или высшим органом, то его открытие и правомочность должны соответствовать уставу (например, более половины членов организации или избранных делегатов). Открывает собрание руководитель или уполномоченный член организации. Открытие собрания подтверждается открытым голосованием участников. Затем избирается президиум, который в дальнейшем осуществляет ведение собрания, в том числе определяет председателя собрания. В случае необходимости избирается мандатная комиссия для проверки полномочий делегатов, секретариат для ведения протокола и другой организационной работы, редакционная комиссия (как правило, избирают после доклада) для выработки проекта постановления собрания.

Первоначально президиум предлагает собранию утвердить повестку дня и регламент работы, который включает время на доклад, выступления, справки, время на перерыв.

Далее слово предоставляется докладчику. Целесообразно для подготовки собрания назначать комиссию из компетентных по данному вопросу членов организации (органа), подготавливающую справку по обсуждаемой проблеме и свои предложения, которые не заменяют, а дополняют или оппонируют доклад. Докладчик также может входить в эту комиссию.

Для наглядности и лучшего понимания доклада целесообразно иметь иллюстрированный материал: графики, плакаты или использовать средства видеотехники. Тезисы доклада возможно раздавать участникам собрания заранее.

После доклада слово предоставляется для обсуждения и прений. Возможны различные варианты организации выступлений: предварительная запись, взятие слова в ходе собрания устно или по записке в президиум. Выступающий должен придерживаться обсуждаемой темы, критиковать конструктивно, т.е. с конкретными предложениями, а если собрание отчетное — дать оценку отчитывающемуся органу или деятелю.

Прекращение прений — прерогатива собрания, но возможен вариант, когда слово предоставляется всем желающим.

После прекращения прений докладчику предоставляется заключительное слово, в котором он кратко подводит итоги обсуждения и благодарит выступающих.

После окончания прений предлагается обсуждение проекта постановления, которое может приниматься в целом или сначала по пунктам, а затем в целом.

В случае, когда собрание избирает руководящий орган или делегатов, выбирается счетная комиссия, в ее состав не может входить кандидат на избрание. Кандидатов выбирают согласно уставу организации заранее или в ходе собрания. Выборы (избрание) могут проводиться открытым голосование, т.е. поднятием руки на вопрос председательствующего: «Кто за?», «Кто против?», «Кто воздержался?», или тайным, т.е. письменно лично каждым участником собрания в специальном документе — бюллетене, в котором в алфавитном порядке указаны все выдвинутые кандидаты. Счетная комиссия готовит бюллетени для тайного голосования, списки участников собрания для выдачи бюллетеней, проводит собственно голосование и подсчет голосов, который оформляется протоколом и утверждается собранием. Исходя из регламента голосования избранным считается кандидат, набравший большинство голосов. Исходным является простое большинство — более половины принявших участие в голосовании — или квалификационное — две трети, три четверти голосовавших. Возможен регламент, когда отсчет голосов ведется от числа делегатов или членов организации. При выборе определенного количества из большого числа кандидатов предпочтение отдается набравшим наибольшее число голосов.

Например, конференция, на которую избрано 120 делегатов, должна выбрать комитет в количестве 11 человек. Выдвинуто 15 кандидатов. Устав предусматривает, что избранным считается кандидат, набравший наибольшее количество голосов, но более половины от числа делегатов. В голосовании участвовало 102 делегата. 6 кандидатов получили по 98 голосов, 4 — 87 голосов, 2 −62, остальные — меньше. В результате: 10 первых считаются избранными, а между двумя проводится дополнительное голосование. Если в результате голосования меньше 11 человек набрали меньше 61 (а не 51) голоса, то должно быть проведено новое голосование на оставшиеся вакантные места с новым выдвижением кандидатов.

Наиболее точным является голосование, когда голосующий выражает свою волю вычеркиванием фамилии в бюллетене при голосовании «против» и оставлением фамилии — при голосовании «за», но число голосов «за» не должны быть больше установленной нормы — состава органа.

Собрание открытым голосованием простым большинством должно утвердить протоколы счетной комиссии о выборе председателя и секретаря комиссии о результатах голосования.

Протокол собрания может быть оформлен в различной степени подробности, но обязательно должно быть включены в него: повестка дня, состав президиума, перечень выступающих, полный текст постановления, результаты голосования. Протокол подписывает председатель и секретарь собрания (или руководитель секретариата).

Необходимо следовать таким правилам:

  • собрание должно быть открыто, если есть кворум;
  • обсуждение вопросов по принятой повестке дня должно быть обязательным;
  • регламент, в том числе перерыв, должен соблюдаться неукоснительно;
  • каждый участник имеет право на выступление, справку и реплику по обсуждаемому вопросу;
  • в «разном», т.е. сверх основных вопросов, рассматриваются только малые вопросы, не требующие подробного обсуждения;
  • собрание проводится для обсуждения и принятия решения, а не для удовлетворения амбиций и выяснения личных отношений.

Результаты собраний (как и других мероприятий) будут эффективны только тогда, когда выполняются принятые решения, а значит, осуществляется контроль за этой работой.

Необходимо остановиться еще на одном виде мероприятия. Оно связано с печальным, но неизбежным для каждого события — уходом из жизни. Смерть близкого, родного человека всегда невосполнимая и тяжелая утрата, которая сама по себе ложится бременем на плечи родных, поэтому, отдавая дань уважения к умершему, необходимо взять на себя все заботы по организации похорон. Первоначально создается комиссия, в которую включают коллегу по работе, работника хозяйственной службы, представителя администрации. Администрация решает вопрос о проведении прощания с покойным в помещении организации. Исходя из воли покойного и пожеланий семьи, комиссия через агента заказывает гроб, место на кладбище (или кремацию), вывешивает в организации некролог, помогает оповестить родственников и друзей, приобретает венок от сослуживцев.

Заранее надо определить группу мужчин, которым предстоит печальная миссия нести крышку гроба и гроб с покойным (не менее 7 человек). Венки и цветы могут нести и женщины.

Поминки проводятся в месте, которое определяет семья покойного, она же определяет состав участников.

На видном месте или там, где обычно сидел покойный, ставят его портрет, тарелку и, как правило, стопку водки с кусочком черного хлеба. Здесь же можно поставить горящую свечу, положить еловую веточку.

На поминках обязательными являются установленные национальными традициями кушанья (у православных, например, блины с медом и компот). Кутья — блюдо из вареного риса и изюма — первое поминальное кушанье, которое принимают на кладбище или за столом самым первым без алкоголя. Другие блюда выбираются по принципу закуски к подаваемым спиртным напиткам. Поминальная трапеза не должна быть обильной и продолжительной. Одежда на похоронах — темная, лучше черная, женщины обязательно покрывают голову черным платком или косынкой (исключение составляют особые национальные традиции).

Контрольные вопросы

  1. Вспомните основные деловые мероприятия.
  2. Назовите основные правила проведения деловых мероприятий.
  3. Какие напитки выставляют на стол переговоров?
  4. Как проводят подготовку к переговорам?
  5. Что представляют из себя планы переговоров?
  6. Какие основные этапы переговоров?
  7. Как правильно действовать в ходе переговоров?
  8. Какое основное правило окончания переговоров?
  9. Определите порядок проведения собрания.
  10. Как проводятся выборы в руководящие органы?
  11. Кто считается выбранным в результате голосования?

Похожие работы