Публикации

7.1. Основные деловые мероприятия

Неотъемлемой частью деятельности фирмы и ее сотрудников являются различные деловые мероприятия. К деловым справедливо отнести любые мероприятия, в которых участвуют представители различных организаций, учреждений, фирм, общественных и политических течений и объединений, а также заседания сотрудников для решения текущих и перспективных задач.

К основным деловым мероприятиям относятся следующие.

Деловая беседа. Может проходить как между сотрудниками (в том числе вдвоем) одной фирмы, так и партнерами и конкурентами. Беседа, как правило, ни к чему не обязывает, не влечет за собой подписания каких-либо документов.

Деловая встреча. Подразумевает личный официальный контакт, первичные переговоры делегаций, основная цель которых установление знакомства, выяснение позиций и мнений. Должна проходить в непринужденной обстановке.

Торжественная встреча — подготовленный прием кого-либо или делегации на месте прибытия или в заранее обусловленном месте — официальной резиденции, памятном месте и т. д. Проводится на официальном уровне и включает в себя церемонию встречи (приветствия; вручение цветов, памятного сувенира; поднятие флага, исполнение гимна и т.д.); представление официальных лиц и супруги встречающего; приветственные речи; возможен «бокал шампанского».

Заседание — собрание членов какой-либо организации или органа для обсуждения текущих вопросов. Может происходить по мере надобности или периодически, например заседание совета директоров фирмы ежемесячно в третий понедельник или заседание дирекции завода каждую среду. Должно иметь четко установленный порядок проведения, готовность каждого участника, известную повестку или круг обсуждаемых вопросов. Обязательно принятие решений в различной форме. Круг участников, как правило, определяется заранее и ограничен.

Совещание — вид заседания с целью совместного обсуждения известного вопроса. Может проводиться в очень расширенном составе, а может быть узким. Принятие решения не обязательно, главное — выяснение мнений, обсуждение состояния вопроса, высказывание предложений.

Переговоры. Основной вид деловых мероприятий, которые проводятся с целью заключения документа — соглашения, договора или другого. Проводятся между делегациями, полномочными представителями или руководителями фирм. Переговоры могут быть разными по форме и содержанию. Многое зависит от уровня готовности и истинного намерения сторон. Переговоры требуют тщательной подготовки каждого участника и делегации в целом. Особенно это касается руководителя. Как правило, переговоры не регламентируются ни по времени, ни по форме проведения, хотя, естественно, правила этикета и протокола должны соблюдаться обязательно. Переговоры проводятся в различном составе делегаций от — руководителей тет-а-тет до многочисленных, включающих нескольких руководителей, исполнителей, референтов и советников.

Собрание — это заседание членов какой-либо организации, коллектива для обсуждения вопросов, касающихся этой организации в целом, и принятия решения. Собрание предусматривает участие всех членов данного коллектива. Собрание проводится или в случае необходимости, или регулярно с определенной периодичностью в соответствии с установленным регламентом. Порядок проведения собрания должен быть предусмотрен уставом организации или решением самого собрания.

Конференция — это собрание представителей, как правило выборных делегатов, каких-либо коллективов, организаций, в том числе партийных и общественных, для обсуждения и решения принципиальных и имеющих перспективное значение вопросов. Конференции предшествуют выборы делегатов по так называемой норме представителей, т.е. установленному количеству членов коллектива, от которых избирается один делегат. Так, например, при норме представительства — один от десяти: отдел численностью 62 человека избирает шесть делегатов. Конференция проводится по установленному регламенту и является в большинстве случаев важным событием.

Съезд — конференция высшего уровня, имеющая общественно-политический или научный уровень республиканского или общегосударственного значения. Делегаты съезда избираются в большинстве случаях на собраниях и конференциях более низкого уровня (области, города, района).

Симпозиум — совещание общегосударственного или международного уровня, посвященное подробному обсуждению специального (преимущественно научного) вопроса. Предполагает участие специалистов в данной области.

Конгресс — съезд широкого состава международного уровня представителей научного направления, общественного или политического течения.

Презентация — специально проводимое мероприятие, приуроченное к официальному открытию фирмы, научно-технической выставки, выпуску книги и т.п. Особенностью презентации является возможность приглашения и участия гостей различного социального и общественного уровня. Презентация включает в себя съезд гостей, вступительное слово, речи гостей, осмотр экспозиции и прием — как правило, типа «фуршет».

В качестве основных правил проведения деловых мероприятий отметим следующие:

  • полная уверенность в том, что данное мероприятие необходимо и принесет пользу;
  • четкое представление цели проведения данного мероприятия; того, что вы хотите услышать от участников и что хотите донести до них сами;
  • обоснованное решение о месте и времени проведения мероприятия; если они регулярные (например, заседания), то с какой периодичностью;
  • никаких собраний без повестки дня, обсуждаемый вопрос должен быть известен всем участникам заранее;
  • приглашать только тех, кто нужен или кто должен быть, точно знать количество и состав участников;
  • переговоры с числом участников более 15-20 человек — нецелесообразны;
  • каждому желающему необходимо предоставить возможность высказаться;
  • заранее определить опытного и умелого председательствующего (ведущего);
  • перерыв не реже, чем через 1.5 часа работы, общая продолжительность работы без длительного перерыва — не более 4.5 часов;
  • при подготовке мероприятия нельзя забывать про напитки, питание и культурную программу, если мероприятие рассчитано на несколько дней.

Проведение деловых мероприятий требует тщательной разработки в двух направлениях. Одно из них — собственно организация мероприятия, другое — подготовка участников с целью обеспечить успех своей делегации или решить поставленные задачи. Выполнение указанных выше правил позволит организовать любые мероприятия на высоком уровне. Отметим некоторые необходимые моменты.

Помещение, включая мебель, средства усиления звука, другую аудио- и видеоаппаратуру подбирают, исходя из состава участников и уровня мероприятий. Обстановка должна настраивать на деловой тон и обеспечивать удобство работы. Для удобства переговоров необходимо выбрать светлое, просторное помещение, установить длинный и широкий стол, который не следует чем-либо покрывать. Стулья должны быть удобные, лучше всего — полумягкие. Напротив каждого рабочего места целесообразно положить листы чистой бумаги, карандаш или авторучку. Зал для проведения собраний должен иметь кресла с убирающимися столиками и быть радиофицирован. Участникам собрания желательно предоставить регламент работы и материалы конференции, блокноты, авторучки, сувениры.

Важным для организаторов является продуманное решение вопросов встречи гостей, размещения в гостинице или другом месте поселения; питания; транспорта; приобретения обратных билетов; досуга участников. Нельзя не учитывать уровня гостей, их привычек к комфорту, определенной пище и распорядку дня.

Если переводчик один на две делегации, он сидит в торце стола или рядом со своим руководителем.

В зависимости от уровня мероприятия и состава участников на столе заранее выставляют:

  • минеральную воду;
  • минеральную, фруктовую воду и другие освежающие напитки;
  • напитки и фрукты;
  • напитки, фрукты, сухое печенье;
  • через 1.5-2 часа работы каждому участнику предлагают кофе или чай, на стол выставляют бутерброды и пирожные.

На собраниях имеет смысл делать ланч-перерыв, во время которого участникам в отдельном помещении предлагают прохладительные и горячие напитки, бутерброды и кондитерские изделия.

Место для обеда должно быть выбрано удобное для всех, и по возможности на время обеда там должно быть обеспечено отсутствие других посетителей.

Организация досуга при многодневных мероприятиях должна включать:

  • наличие телевизора в местах поселения гостей;
  • обеспечение возможности посетить театр;
  • экскурсии на предприятия и научные центры по тематике собрания;
  • экскурсии в наиболее достопримечательные места или музей;
  • речные, морские прогулки или другие виды активного отдыха (пляж, бассейн, сауна);
  • для небольшой группы высоких гостей возможна организация охоты или рыбалки с ужином из свежей дичи или рыбы.

Похожие работы