Публикации

Деловое письмо и его структура / Business letter: layout and structure

 Лекция по деловому английскому языку на тему: Деловое письмо и его структура / Business letter: layout and structure. Скачать контрольные и курсовые по английскому бесплатно. 

План:

  • Структура и некоторые особенности написания деловых писем
  • Словарь

Структура и некоторые особенности написания деловых писем

1. Бланк

Деловые письма, как правило, пишутся на бланках, изготовленных типографским способом.

В верхней части бланка обычно особым шрифтом указывается официально зарегистрированное название компании. В дальнейшем при переписке и оформлении различных документов следует использовать то название компании, которое дано на бланке.

Как правило, рядом с полным, официально зарегистрированным названием компании указываются ее сокращенное наименование или символ, а также следующая информация:

  • предельно краткие сведения о типе коммерческой деятельности компании;
  • почтовый адрес;
  • номер телефона;
  • телеграфный адрес;
  • номер телекса;
  • номер связи бланка по СВИФТу (на бланке банка);
  • наименование дочерних отделений и представительств, если таковые имеются, с указанием стран и городов.

Иногда вся или часть этой информации размещается в нижней части бланка.

Очень часто в верхней части бланка после заголовка, дается информация, кому должны адресоваться ответы, например:

In reply please address the Manager.
All letters to be addressed to the Manager.

Рассмотрим немного подробнее часть заголовка бланка. В наименованиях большинства компаний артикли не употребляются, например:

Glaston Potteries Ltd. Newberry Limited
Маусу Inc.
Filton Bank plc. (PLC)

Однако некоторые компании зарегистрировали свои наименования, в которых употреблен артикль, например:

The Western Shoe Co. Ltd.
The Fidelity Bank
The British Bank of the Middle East
The Standard Chartered Bank

Так как артикли присутствуют и в заголовках на бланках этих фирм, они должны употребляться в дальнейшей переписке, документации, переговорах.

Слова, Ltd., limited, входящие в наименования многих компаний, являются сокращением от limited liability company, т.е. общество с ограниченной ответственностью.

Буквы plc (PLC), входящие в наименования многих компаний, являются сокращением от public limited liability company — общество с ограниченной ответственностью открытого типа.

Слова Inc., Incorporated, Corp., Corporation, входящие в наименования многих американских компаний, обозначают corporation having limited liability — корпорация.

Обычно перед словами Ltd., plc, Inc. и т. д. ставится запятая, однако, если наименование фирмы было зарегистрировано без запятой, она не должна употребляться в наименовании.

Краткая информация о типе коммерческой деятельности компании указывается в заголовке бланка, например:

Ноте and Overseas Merchants
Importers of Fashion Goods
General Import Merchants
Import-Export Merchants

Написание почтового адреса фирмы в заголовке бланка подчиняется общим нормам написания адресов. При этом номер дома всегда предшествует наименованию улицы. Практически, несмотря на утверждения многих учебников, в адресах используются сокращения Str. (Street), Rd. (Road), Av. (Avenue), Pl. (Place).

Перед номером телефона обычно дается слово Telephone. Телеграфный адрес компании предваряется одним из следующих слов:

Telegrams:
Cables:
Cable:
Cable Address:
Telegraphic address:

Аппаратный номер телекса обычно дается после слова Telex:. На одном бланке может быть указано несколько номеров телексной связи, например:

domestic foreign exchange and securities telex:
international foreign exchange and securities telex:

В заголовке бланка банка может присутствовать номер по (СВИФТу, если банк присоединился к этой системе. (СВИФТ — это международная организация (или система) для осуществления межбанковской связи по платежам — (Society for Worldwide Interbanking Financial Telecommunication, SWIFT).

2. Указание на ссылку

На бланках большинства компаний непосредственно под заголовком слева или справа типографским или другим способом дается ссылка для использования в последующей корреспонденции. Используются следующие виды указаний:

Our Ref:
Reference:
In reply please refer to:

Далее идет сама ссылка — номер, инициалы или другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо или номер дела или фамилию и т.д.

Здесь же может быть дана ссылка на предыдущую корреспонденцию после слов:
Your ref:

3. Дата письма

Дата письма обычно указывается справа под заголовком на одной линии со ссылкой. Приняты следующие способы написания дат:

12 September 1998
12th September, 1998

в американских и некоторых английских письмах иногда даты указываются так:

September 12, 1998

Сокращение названий месяцев и цифровое обозначение месяцев встречается редко, поскольку можно легко допустить ошибку в расшифровке даты. Так, дата 12.10.98 в Англии обозначает — 12 октября 1998г., а в США — 10 декабря 1998 г. Международная организация стандартизации (ISO — International Standard Organization) предложила следующие формы написания дат в письмах и документах:

98 09 12 (12 сентября 1998)
98-09-12
98.09.12

Однако пока эти формы широкого применения не получили.

4. Наименование и адрес получателя

Наименование и адрес получателя, как правило, указываются слева столбиком после ссылки. В конце каждой строки обычно ставятся запятые:

Mr. Т. Grover,
Grover Menswear Ltd.,
12 Browns Lane,
Rugeley,
Staffordshire WS15 I DR.

Однако запятые могут и опускаться.

Особое внимание обращается на точное указание почтового индекса в конце адреса, точное воспроизведение промежутков между его буквами и цифрами. Адрес должен повторять адрес, указанный на бланке полученного письма. Если письмо адресуется определенному лицу или отделу, то оно (лицо или отдел) указывается в начале адреса, например:

1. The Accounts Departament,
National Westminster Bank plc,
20, Lombard Str.,
London,
England 3 WRS.

2. The Manager,
Homemakers Ltd.,
59 Riverside,
Cardiff CF I IWV

3. Mr. A. V. Smith,
Manager,
Southern Importers Ltd.,
Dane Street,
Northam,
Southampton SO9 4Y Q.

Перед фамилией должностного лица указываются следующие сокращенные слова:

Mr. (mister) — должностное лицо — мужчина.
Mrs. (mistress) — должностное лицо — замужняя женщина.
Ms. (miss) — должностное лицо — девушка или просто лицо женского пола.

Часто эти сокращения пишутся без точек. Иногда, хотя письмо адресовано фирме в целом, указывается фамилия должностного лица, к которому это письмо относится непосредственно. В английских письмах это могут быть следующие варианты:

attn. Mr. R. Grayson,
For the attention of Mr B. Brayan,
Kind attention of Mr.
Kind at/n Mr.

В американских письмах в этих случаях используются следующие формы:

1. Chose Manhattan Bank,
с/о Mr.

2. Chase Manhattan Bank,
Attention: Mr.

3. Chase Manhattan Bank,
Attention: Departament No 12

5. Вступительное обращение

В английских письмах, как правило, употребляются следующие вступительные обращения:

Dear Sirs — письмо адресовано компании в целом.
Dear Sir — письмо адресовано мужчине.
Dear Mr. Brown — письмо адресуется хорошо знакомому должностному лицу — мужчине.
Dear Madame — письмо адресуется женщине или девушке.
Dear Mrs. Brown — письмо адресуется хорошо знакомому должностному лицу — женщине.
Dear Ms. Freizer — письмо адресуется хорошо знакомому должностному лицу — незамужней женщине.
Dear Sir / Madame — письмо адресуется должностному лицу, и автору письма неизвестно является ли должностное лицо мужчиной или женщиной.

В американских письмах используются следующие вступительные обращения:

Gentlemen:
Dear Sirs: письмо адресовано компании в целом
Dear Gentlemen:

Dear Mr. Brown:
Dear Mrs. Brown: письмо адресовано определенным должностным лицам
Dear Miss Brown:

6. Указание на общее содержание письма

Во многих письмах после вступительного обращения делается краткое указание на общее содержание письма. Часто это указание дается без каких-либо предваряющих слов, оно лишь подчеркивается чертой. Иногда это указание предваряется словами:

Rе:
Subject:
Conc:

Re является сокращением от латинского выражения in re, которое обозначает «касательно», относительно. «Conc — это сокращение от английского слова concerning» (касательно).

7. Основной текст письма

После указания на общее содержание письма следует само письмо. Обычно оно состоит из двух или более абзацев. Каждый абзац, как правило, выражает одну законченную мысль.

Специалисты подчеркивают, что тон письма особенно важен. Он должен быть позитивным и спокойным.

Письмо должно быть кратким, логичным и предельно ясным. Однако чрезмерное увлечение лаконичностью изложения неоправданно, так как может вызвать дополнительные вопросы, дополнительную переписку и затянуть решение вопроса.

В тексте письма предпочтительны небольшие предложения. Рекомендуется чередовать простые предложения со сложносочиненными и сложноподчиненными. Необходимо отметить, что в письмах широко употребляются формы пассивного залога глаголов.

Язык писем в настоящее время все более приближается к разговорному. Поэтому стиль письма не должен быть слишком официальным или высокопарным.

Однако сокращения аналитических форм глаголов, широко используемые в разговорной речи, в письмах практически не используются, и даются полные их формы.

8. Указание на последующие страницы

Объем большинства коммерческих писем невелик и занимает лишь одну страницу. Но если в письме большее количество страниц, в конце страницы, справа или посредине, делаются следующие указания:

continued cont.

/2
...
... / ...

На следующей странице при этом делаются отметки:

Continuation sheet No 2
sheet 2
/2
-2-
Page 2

В редких случаях на этих страницах повторяются дата письма и адресат.

Иногда вторая страница текста печатается не на отдельном листе, а на обратной стороне основного письма. В этом случае в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please turn over. (Смотрите на обороте). В американских письмах в этом случае может быть дано одно слово over.

9. Заключительная форма вежливости

Заключительные слова вежливости обычно пишутся слева, с небольшим отступом от основного текста письма. Выбор заключительной формы вежливости зависит, как правило, от вступительного обращения. Существует следующая корреляция:

Dear Sirs,
Dear Sir, Yours faithfully,
Dear Sir/Madame,
Dear Madame,

Dear Mr. Yours Sincerely,
Dear Mrs., Sincerely,
Dear Miss,

Gentlemen:
Dear Sirs: Yours truly,
Dear Gentlemen:

Dear Mr.... Very truly yours,
Dear Mrs. ...
Dear Miss...

Запятая после заключительной формы вежливости может опускаться.

10. Подпись

Под заключительной формой вежливости ставится подпись, а под подписью указывается фамилия подписывающего должностного лица, его должность, отдел.

Иногда письмо подписывается должностными лицами по поручению компании:

Yours faithfully
.......... (signature)
Н. Brian Huxbury For the Manager

или

Yours faithfully,
.......... (signature)
For the Manager

Вместо слова For может быть использовано сокращение Per pro или р. р., от латинских слов per procautionem, что означает по доверенности.

Иногда, особенно в банковской переписке, под самой подписью просто пишутся слова Authorized Signature, т.е. лицо, имеющее право подписи, например:

Yours faithfully, Authorized
...
Authorized Signature.

11. Указания на копии и приложения

Когда копии письма направляются также и другим адресатам, соответствующая отметка об этом делается слева или справа ниже подписи:

c.c. ...
Copy to ...
с. с. — сокращение от слов carbon copy.

Если к письму имеется приложение (каталоги, проспекты, контракт, счет и т. д.), то внизу, после подписи, слева или справа делается указание об этом, начинаемое так:

Еnс: Encl:

Это сокращения слова Enclosure. Если приложение включает несколько страниц, то делается соответствующее указание, например:

Еnс: Letter of Guarantee (2 pages)
Encl.: Bill of Lading (3 copies)
Insurance Certificate (1 copy)

12. Надпись конверта

В правом верхнем углу конверта обычно указывается способ отправки (доставки), например:

Air Mail — авиапочтой
Urgent — срочное
Express — экспресс
Registered — заказное
Private — личное
Confidential — конфиденциально
To be called for — до востребования
Please forward — направить далее
By hand — нарочным

В правом верхнем углу конверта наклеивается марка или ставится штамп, заменяющий марку.

Наименование адресата и его почтовый адрес указываются, как правило, в центре конверта. Адрес отправителя пишется либо на оборотной стороне конверта, либо в верхнем левом углу.

Конверты

Miss К. White
100, South Street
PURLEY Surrey
CR2 4 TJ
_________
_________

Messrs Black & Sons
P.O.Box 135 Liverpool
AB3 DE4
Registered
________
C. V. Tapatex
4Tiang Bendera
Jakarta
Indonesia
________

Многие компании используют window envelopes, т.е. конверты с небольшим отверстием, покрытым прозрачной пленкой. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес приходился именно на это отверстие. И в этом случае нет необходимости писать наименование и адрес получателя на конверте.

The graphic below represents the US Postal Service automation guidelines for a standard business envelope that is 4-1/8×9-1/2 inches.

Письмо - внешняя сторона

This format is just a guide. Variations and customizations are common

Образец письма

1. Return Address: If your stationery has a letterhead, skip this. Otherwise, type your name, address and optionally, phone number. These days, it’s common to also include an email address.

2. Date: Type the date of your letter two to six lines below the letterhead. Three are standard. If there is no letterhead, type it where shown.

3. Reference Line: If the recipient specifically requests information, such as a job reference or invoice number, type it on one or two lines, immediately below the Date (2). If you’re replying to a letter, refer to it here. For example,
Re: Job # 625-01
Re: Your letter dated 1/1/200x.

4. Special Mailing Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. Examples include:
special delivery
certified mail
airmail

5. On-Arrival Notations: Type in all uppercase characters, if appropriate. You might want to include a notation on private correspondence, such as a resignation letter. Include the same on the envelope. Examples are:
personal confidential

6. Inside Address: Type the name and address of the person and/or company to whom you’re sending the letter, three to eight lines below the last component you typed. Four lines are standard. If you type an Attention Line (7), skip the person’s name here. Do the same on the envelope.

7. Attention Line: Type the name of the person to whom you’re sending the letter. If you type the person’s name in the Inside Address (6), skip this. Do the same on the envelope.

8. Salutation: Type the recipient’s name here. Type Mr. or Ms. [Last Name] to show respect, but don’t guess spelling or gender. Some common salutations are:
Ladies:
Gentlemen:
Dear Sir:
Dear Sir or Madam:
Dear [Full Name]:
To Whom it May Concern:

9. Subject Line: Type the gist of your letter in all uppercase characters, either flush left or centered. Be concise on one line. If you type a Reference Line (3), consider if you really need this line. While it’s not really necessary for most employment-related letters, examples are below.
subject: resignation
letter of reference
job inquiry

10. Body: Type two spaces between sentences. Keep it brief and to the point.

11. Complimentary Close: What you type here depends on the tone and degree of formality. For example,
Respectfully yours (very formal)
Sincerely (typical, less formal)
Very truly yours (polite, neutral)
Cordially yours (friendly, informal)

12. Signature Block: Leave four blank lines after the Complimentary Close (11) to sign your name. Sign your name exactly as you type it below your signature. Title is optional depending on relevancy and degree of formality. Examples are:
John Doe, Manager
P. Smith
Director, Technical Support
R. T. Jones — Sr. Field Engineer

13. Identification Initials: If someone typed the letter for you, he or she would typically include three of your initials in all uppercase characters, then two of his or hers in all lowercase characters. If you typed your own letter, just skip it since your name is already in the Signature Block (12). Common styles are below.
JAD/cm
JAD:cm
clm

14. Enclosure Notation: This line tells the reader to look in the envelope for more. Type the singular for only one enclosure, plural for more. If you don’t enclose anything, skip it. Common styles are below.
Enclosure
Enclosures: 3
Enclosures (3)

15. cc: Stands for courtesy copies (formerly carbon copies). List the names of people to whom you distribute copies, in alphabetical order. If addresses would be useful to the recipient of the letter, include them. If you don’t copy your letter to anyone, skip it.

Sample Business Letter

Sample Business Letter (Образец делового письма)

Sample Business Letter (Образец делового письма)

Mrs. Clara Winters --------Return Address
12187 S. Polo Dr.
Fairfax, VA 22030

May 26, 1998 -------- Date

The Tiny Tots Toy Company -------- Inside Address
15456 Pyramid Way
College Park, FL 33133

Dear Customer Service Representative: -------- Salutation

I recently purchased one of your Tiny Tents (Model # 47485) for my three-year old. Unfortunately, after viewing the components that came with the product, I discovered that four of the parts were missing. Also, the instructions that came with the tent are incomplete. Both of these situations have resulted in the tent remaining unassembled and unacceptable as a toy for my daughter.

I am writing to request replacements for the missing parts, and a copy of the full set of assembly directions for the model I purchased. If reasonable arrangements are not made within ten business days, I will return the tent to the store I purchased it from and expect a full refund. To assist you in processing my request, I am including a copy of my sales receipt and a list of the missing parts.

I have purchased other toys manufactured by your company in the past, and have always been impressed with the quality and selection Tiny Tots has made available to its customers. I sincerely hope this is a one-time incident, and that any future purchases I make will live up to the standard my family has come to expect from your company.

Sincerely,-------- Closing (Complimentary Close)
Signature
Clara Winters -------- Typed Name and PositionEnclosures: 2 -------- Abbreviations

Словарь

Study the Topical Vocabulary

An assortment = a range ассортимент
Demand — спрос
to be in heavy demand — пользоваться спросом;
to be on excessive demand — сильно нуждаться в чем-либо
to send — отправлять, отсылать
to send the desired samples — отсылать выбранные образцы;
to send a duplicate (copy) — отправлять копию;
to send an enquiry (inquiry) for — отсылать запрос на;
to send a white book (manual) — отправлять инструкцию;
not to send substitutes — не отсылать заместители;
to send description (specifications) — отсылать спецификацию (информацию о технических условиях);
costs (expenses) — расходы, стоимость
warranty costs — затраты на гарантийный ремонт,
delivery costs — стоимость поставки
price — цена
price-list — прейскурант цен;
competitive price — конкурентоспособная цена ;
to be interested in buying / importing;
to be pleased (to take pleasure in)
to be happy (to be glad);
to be available (to be in stock). e.g. What quantity of the product is available?
to be limited at the warehouse
valid — действительный
to be valid till — быть действительным;
to be valid for ... days (months) from the date of despatch — быть действительным в течение ... дней (месяцев) с даты погрузки
validity — срок действия;
deliver — поставить, доставить
to deliver on _____ terms — поставлять на _____ условиях;
delivery — поставка, доставка;
further details of the delivery — более подробная информация о поставке
payment — оплата
to effect (perform) prepayment (advance payment) — осуществить предоплату
enclose — прилагать
to enclose smth with smth — прилагать что-либо к чему-либо;
enclosure — приложение
order — заказ
to place an order for ... with ... — разместить заказ на что-либо у кого-либо;
to execute an order — выполнить заказ;
to confirm (to acknowledge) an order — подтвердить заказ;
to reject (to decline) an order — отклонить заказ;
order acknowledgement (confirmation) — подтверждение заказа,
a firm order — оговоренный (твердый) заказ
with regard to (as to / concerning) the order — относительно заказа
supply — поставлять
a supplier — поставщик
get — получить
to get a discount — получить скидку ;
to get in touch with — связаться с кем-либо
require — требовать;
to meet the requirements — соответствовать требованиям
a tolerance — допустимое отклонение
quote (make quotations) — зд. назначать, определять,
quote prices — назначать цену;
quote delivery terms — определить условия поставки

Для плодотворного изучения делового английского языка рекомендуем воспользоваться курсами Lingua.ru. Гибкий график занятий, уникальная коммуникативная методика изучения и профессиональные преподаватели помогут вам достичь высокого уровня владения языком за относительно короткий период времени. Курсы английского для начинающих — это целевая программа эффективного изучения языка в соответствии с международными стандартами.

    Похожие работы